Amióta megszokottá vált, hogy személyek, cégek, intézmények a világhálón és más hálózatokon hírt, zenét, videót, számítógépprogramot, irodalmi alkotást, tudományos közleményt és egyebet helyeznek el, külön névvel illetjük azokat, akiknek anyaguk, saját mondanivalójuk van, illetve azokat, akik technikailag realizálják az anyag elhelyezését, akik csak a fizikai kapcsolatot hozzák létre. Az előbbiekre a tartalomszolgáltató főnév utal, az utóbbiakra pedig a hozzáférés-szolgáltató.
Intézményben tartalomszolgáltatónak tekinthető mindenki, aki a honlapon való megjelenítés céljából szöveges, képi vagy bármilyen más állományt elhelyezésre a szerkesztőnek átad, vagy ott saját maga elhelyez. Az önálló feladatok ellátására jogosult személyek a hatáskörükbe tartozó kérdésekben tartalomszolgáltatónak minősülnek. A tartalomszolgáltató által digitális formában, elektronikus levélben vagy digitális adathordozón a szerkesztő rendelkezésére bocsátott anyagot a szerkesztő elhelyezi az intézmény honlapján. A szerkesztő saját maga dönt a szolgáltatott tartalomnak a honlap megfelelő szerkezeti egységében való elhelyezéséről, ha ezt a tartalomszolgáltató nem határozza meg. A szerkesztő a tartalomszolgáltatótól származó anyagon technikai jellegű és esztétikai módosításokat végezhet, de a tartalmát nem alakíthatja át. A tartalomszolgáltató javaslatot tehet a szerkesztőnek az általa eljuttatott anyag szerkesztésére és a honlap hierarchiájában meghatározott helyen való elhelyezésére.
Néha a hozzáférés-szolgáltató egyúttal tartalomszolgáltató is, ebben az esetben szintén tartalomszolgáltatónak nevezik. A felhasználók bármelyike vagy egy csoportja által készített információk a tartalomszolgáltató által biztosított technológia segítségével, a tartalomszolgáltató felületein kerülnek megjelenítésre. Mindezek az információk felhasználói tartalomnak minősülnek arra való tekintet nélkül, hogy a tartalomszolgáltató fenntartja-e a tartalmak utólagos kiigazításának a jogát.
Melléknévként is előfordul a tartalomszolgáltató, ilyenkor inkább a technológia hordozójára utal. Vállalatokban például működhet tartalomszolgáltató rendszer (CMS), ennek az a célja és feladata, hogy megoldást nyújtson a vállalatok számára a kommunikációs, publikációs folyamatoknak, valamint a szolgáltatásoknak on-line felületen való integrálására. A tartalomszolgáltató rendszerek alapvető követelménye a moduláris felépítés és a szabványos technológiák alkalmazása, ennek eredményeképpen a rendszert könnyen lehet bővíteni, átalakítani és testre szabni.
